В жизни каждого человека со временем появляется множество документов — личных, медицинских, на недвижимость, на машину, банковских и т.д. И если не организовать в этих бумагах порядок, то со временем станет все сложнее и сложнее отыскать нужное, а необходимость подготовить пакет документов для какого-либо дела, будет вызывать уныние и тоску.

Разумеется домашний архив не может сравниться по объему и сложности с профессиональным, но взять на вооружение некоторые советы у специалистов по архивному делу все же стоит. Мы собрали рекомендации у сотрудников петербургской компании ПГА, которая занимается созданием и ведением архивов на предприятиях, а также передачей документов в государственные фонды.

Для личного пользования

Главное отличие домашнего архива от профессионального заключается в том, что первый предназначен только для личного пользования, а его содержимое со временем не нужно будет передавать в государственные фонды. Разумеется, если речь не идет, например, о личной корреспонденции знаменитых писателей.

По этой причине архив должен быть организован так, чтобы вам и вашим наследникам было легко с ним обращаться. То есть, не нужно проводить сложную архивную обработку документов, но очень важно сделать все, чтобы подборка была логичной и понятной.

Структура

Самое важное — выработать структуру архива. Для этого нужно подумать, какие категории бумаг есть в вашей семье. Как правило, выделяют следующие группы:

• личные документы — паспорта и загранпаспорта, ИНН, СНИЛС, водительские права и т.д.;
• медицинские бумаги — полис медицинского страхования, карточки, справки, результаты анализов и т.д.;
• документы на имущество — квартиры, дома, автомобили, земельные участки и т.д.;
• квитанции и чеки на оплату ЖКХ;
• банковские документы.

Важно, чтобы архив был четко структурирован: отдельные папки для каждого члена семьи, для каждого объекта недвижимости и т.д.

Ряд бумаг подлежат бессрочному хранению, другие имеют четко определенный срок годности. Например, квитанции по ЖКХ нужно хранить 3 года, поэтому разумно положить их в отдельные папки, подписать, когда их можно сдать в переработку, а затем, когда придет время, избавиться от них.

Нужен ли каталог?

Важным этапом создания архива на предприятии считается формирование каталога. Естественно, возникает вопрос, нужно ли делать его в домашнем архиве.

Это удобно, но не обязательно. При желании вы можете создать на компьютере файл с перечнем всех документов и местом их хранения. Но если архив не слишком большой, можно обойтись хорошо и понятно подписанными папками.